مدل بلوغ فرایند های کسب و کار از نگاهی دیگر Process Maturity Model

بلوغ مفهومی است که همه ما با آن آشناییم. (با فرض اینکه شما بعد از سن بلوغ در حال خواندن این مقاله هستید!) اما در ادبیات سازمانی نیز بلوغ معنا دارد. زیاد میشنویم که آن سازمان بالغ نیست، این فرایند بالغ است، این فناوری به بلوغ رسیده است و … اما در مورد فرایندهای کسب و کار، بلوغ فرایند به چه معنی است؟ کاربرد آن چیست؟ و چگونه می توان آنرا اندازه گیری کرد؟

غالبا وقتی صحبت از بلوغ فرایندهای کسب و کار میشود، چیزی که بیشتر مطرح شده و شنیده اید سطوح بلوغ است. اینکه ما ۵ سطح بلوغ داریم و اکثر سازمانهای ایرانی در سطوح بلوغ یک یا دو هستند و … معروف ترین این سطح بندی ها مربوط به مدل بلوغ CMMI می باشد. سطح ابتدایی یا initial، سطح قابل تکرار یا Repeatable، سطح تعریف شده یا Defined، سطح مدیریت شده یا Managed و در سطح پنجم آن که سطح بهینه شده یا  Optimized است. (البته نامگذاری های دیگری هم برای این پنج سطح انجام شده است.) اما موضوع مهمتر و اصلی تر در مورد بلوغ فرایند این است که اساسا ما چه معیارهایی برای ارزیابی بلوغ می توانیم داشته باشیم. با چه متری بفهمیم که فرایندهای ما چه مقدار بلوغ دارند؟ برای این کار چه جنبه هایی از فرایندها را باید بررسی کنیم؟

موسسه ISACA در COBIT v4 این کار را کرده است. در این چارچوب برای تعیین سطح بلوغ فرایندهای کسب و کار ، فرایندها از شش جنبه مورد بررسی قرار می گیرند.

بلوغ فرایندهای کسب و کار

جنبه های بلوغ فرایندی

در ادامه شرحی در مورد هر کدام از جنبه های آورده شده است:

  1. آگاهی و اطلاع رسانی (Awareness and Communication) : فرایندی بالغ است که اولا نیاز به وجود آن در سازمان به خوبی احساس شده باشد و ثانیا ذینفعان فرایند به راحتی در یک بستر مناسب بتوانند نیازمندیهای خود را از فرایند به اطلاع سایر ذینفعان برسانند. به زبان ساده تر اگر سازو کار مناسبی برای آگاهی از نیازمندیهای سازمان از فرایند و پس از آن رشد و بهبود فرایند براساس این نیازمندیها وجود نداشته باشد، آن فرایند بلوغ بالایی نخواهد داشت.
  2. سیاست و رویه (Policy, Standard and Procedure) : فرایندی بالغ است که جزئیات اجرایی آن مشخص باشد. سیاستها و قواعد حاکم بر آن مدون شده باشد و به صورت یک استاندارد در بخش خود در آمده باشد. فرایندی که ریز فعالیتها و رویه های ان مشخص نباشد، فرایندی نابالغ است. آئین نامه ها و دستورالعمل ها و مدلسازی فرایندها تا سطح گردشکار و تعیین ریز فعالیتهای یک فرایند برای یک فرایند بالغ الزامی است.
  3. ابزار و اتوماسیون (Tools and Automation) : فرایندها بدون بکارگیری ابزارهای مناسب، بویژه فناوری اطلاعات عملا به شکل بهینه ایی اجرا نخواهند شد و لذا یکی از جنبه های ارزیابی بلوغ یک فرایند میزان اتوماسیون آن می باشد. یک فرایند بالغ فرایندی است که جهت تسهیل و بهبود عملکرد فرایند تا حد ممکن در عمق و گستره فرایند، در آن از ابزارها و اتوماسیون استفاده شده باشد.
  4. مهارت و تجربه (Skills and Expertise) : با وجود همه عوامل تاثیر گذار در کیفیت خروجی های یک فرایند، اما هنوز نیروی انسانی پررنگ ترین نقش را در قالب فرایندهای کسب و کار دارد و لذا فرایندی بالغ خواهد بود که نیروهای لایق و ماهری اجرا و مدیریت فعالیتهای فرایند را بر عهده داشته باشند. در این بین وجود سازوکار مناسبی برای شناسایی مهارتهای مورد نیاز برای اجرای فعالیتهای مختلف فرایند و در پی آن برنامه مدون برای توسعه مهارتهای دست اندرکاران فرایند یکی دیگر از جنبه های تاثیر گذار در بلوغ فرایند است. اشتراک دانش موضوع دیگری است که هر چه در یک فرایند پررنگ تر باشد، بلوغ فرایند را افزایش می دهد.
  5. مسئولیت و پاسخگویی (Responsibility and Accountability) : این جنبه به حوزه حاکمیت سازمانی بر می گردد. مادامی که کسی به عنوان مالک اصلی فرایند متولی خروجی نهایی فرایند نباشد، نمی توان در یک فرایند عریض و طویل با بیش از ده ها فعالیت و چندین نقش مختلف انتظار داشت خروجی فرایند حالت ایده آل خودش را داشته باشد. از طرفی در یک فرایند بالغ همه دست اندرکاران به صورت شفاف مسئولیت های خود را در قبال فرایند می شناسند و سازمان با بکارگیری نظام های پاداش دهی متناسب با عملکرد، افراد را در اجرای هر چه بهتر مسئولیتهایشان تشویق می کند.
  6. هدف گذاری و اندازه گیری (Goal setting and Measurement) : در یک فرایند بالغ، هدف فرایند براساس اهداف استراتژیک سازمان تدوین و به روزرسانی می شود و در یک مکانیزم یکپارچه وضعیت تحقق آن اندازه گیری گیری می شود و براساس نتایج اندازه گیری شده رویه ای همیشگی برای بهبود مستمر فرایند وجود دارد.

شش جنبه اشاره شده به خوبی، یک فرایند را از تمام ابعاد بررسی می نماید. حال برای افزایش بلوغ یک فرایند باید اقداماتی در هر یک از این شش جنبه انجام شود. بدیهی است توسعه هماهنگ این شش جنبه برای بلوغ فرایندهای کسب و کار الزامی است. (یعنی نمی توان صرفا با افزایش قابلیت فرایند در یک جنبه و پایین ماندن بقیه جنبه ها به بلوغ فرایندی بالاتر دست یافت.)

“غالبا وقتی صحبت از بلوغ فرایندهای کسب و کار میشود، چیزی که بیشتر مطرح شده و شنیده اید سطوح بلوغ است. اینکه ما ۵ سطح بلوغ داریم و اکثر سازمانهای ایرانی در سطوح بلوغ یک یا دو هستند.اما موضوع مهمتر و اصلی تر در مورد بلوغ فرایند این است که اساسا ما چه معیارهایی برای ارزیابی بلوغ می توانیم داشته باشیم.”

به طور خلاصه مبتنی بر این شش جنبه، اگر میخواهید یک فرایند بلوغ بالایی داشته باشد، باید حائز شرایط زیر باشد:

  • فرایند به خوبی مستندسازی شده باشد و همه ذینفعان با آشنا باشند.
  • سازوکاری برای انتقال نیازمندیهای جدید ذینفعان در فرایند و به روزرسانی آن براساس نیازمندیهای جدید وجود داشته باشد.
  • فرایند تا حد ممکن مکانیزه شده باشد.
  • دست اندرکاران فرایند مهارت و تجربه کافی در اجرای فعالیتهای محوله را داشته باشند.
  • مسئولیت هر فرد در فرایند شفاف باشد.
  • یک نفر یا یک تیم در مقابل نتیجه نهایی فرایند پاسخگو باشد. (در صورت نارضایتی مشتری نهایی از خروجی فرایند ایشان مسئولیت آن را بر عهده بگیرد.)
  • عملکرد فرایند به صورت دوره ای ارزیابی شود. این ارزیابی مبتنی بر اهداف از پیش تعریف شده ای باشد که در هر دوره برای فرایند در نظر گرفته شده است.

 

نویسنده : امیر یزدانی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *