دست به دست شدن، سهل ممتنع در بهبود فرایندهای کسب و کار

حتما در انجام امور اداری که خودتان همراه فرمتان از این اتاق به آن اتاق رفته اید با این موضوع مواجه شده اید که در اغلب مراحلی که شما طی می کنید بعضی فقط ماشین امضا هستند و بدون اینکه به فرم شما نگاه کنند امضای خودشان را پای برگه مرقوم میدارند و شما را به نفر بعدی حواله میدهند. بدشانسی ماجرا وقتی است که برای گرفتن یکی از این امضا ها به در بسته می خورید و می شنوید که ایشان تشریف ندارند.

بهبود فرایندهای کسب و کار

در بحث تحلیل استاتیک (رجوع کنید به چطور یک فرایند را بهبود دهیم.) گفتیم که یکی از شیوه های تحلیل و بهبود فرایندهای کسب و کار ، بررسی فعالیتهای کم ارزش و تلاش برای حذف آنها از فرایند است. شاید یکی از رایج ترین فعالیتهای کم ارزش در فرایندهایی که با آنها بر می خورید، دست به دست شدن (hand-off) یک کار در سلسله مراتب مدیریتی یک سازمان است. در اغلب موارد، این یک کار فرمالیته است و تقریبا همه افراد در مسیر این دست به دست شدن ها فقط یک ماشین امضا هستند و عملا ارزشی در فرایند خلق نمی کنند.

شناسایی این فعالیتها بسیار راحت است اما حذف آنها دشوار. بسیاری از مدیران هویت خود را در همین امضاها میبینند و گرفتن این فعالیتها از ایشان هر چند برای فرایند مفید است اما برای آنها به هیچ وجه جالب نیست.هر چند بسیاری راه حل را در سیستمی شدن این دست به دست های بی ارزش می دانند اما این موضوع مسئله را حل نمی کند، این بار کارها به جای کارتابل کاغذی در کارتابل الکترونیکی این بزرگواران باقی می ماند.

تلاش هایی برای حذف این دست به دست شدن ها را می توان به سه دسته تقسیم کرد :

  • مدیران داوطلب : همیشه مدیران پیشرو ای هستند که شما را در پروژه های بهبود فرایند به آینده امیدوار می کنند. این مدیران در حذف فعالیتهای دست به دست شدن می توانند پیش قدم ها (Pioneer) باشند.پس در مواجه با این فعالیتها حتما شانس خود را امتحان کنید و در گام اول در مورد فعالیتهایی که صرفا یک امضا هستند از مدیران بخواهید که این فعالیتها حذف شوند.
  • کارتابل مشترک : راه دیگری که تکنولوژی جلوی پا میگذارد استفاده از کارتابل مشترک است. در کارتابل مشترک مدیر به درخواستهایی که در کارتابل کارشناسان وی وارد شده است دسترسی دارد. می تواند آنها را مشاهده کند، اعلام نظر کند، خود شخصا رد یا تایید کند و یا به شخص خاصی ارجاع دهد. درصورتی هم که اقدامی روی یک درخواست انجام ندهد و کار توسط کارشناس تکمیل شود، کار به مسیر خود در فرایند ادامه می دهد. هر چند این راه حل همواره مورد پذیرش مدیرانی که علاقه زیادی به ارجاع و امضا دارند نیست، اما درصدی از ایشان پذیرای این روش هستند.
“هر چند بسیاری راه حل را در سیستمی شدن این دست به دست های بی ارزش می دانند اما این موضوع مسئله را حل نمی کند، این بار کارها به جای کارتابل کاغذی در کارتابل الکترونیکی این بزرگواران باقی می ماند.”
  • لااقل حذف ارجاع ها : دست به دست شدن های سلسله مراتبی دو دسته هستند. دسته اول امضاها و دسته دوم ارجاعات. از نظر ارزشی، ارجاعات در سطح به مراتب پایین تری از امضاها هستند و لذا حذف آنها اولویت بالاتری داشته و خوشبختانه با مقاومت کمتری نیز مواجه می شوید. در سازمانهایی که ساختار سازمانی بلندی دارند (سطوح سازمانی زیاد است) تعداد این ارجاعات بیشتر می شود. حداقل کاری که می توان در کاهش فعالیتهای کم ارزش دست به دست شدن انجام داد حذف یا کم کردن این ارجاعات است. در این مورد نیز تکنولوژی می تواند از طریق ارجاع خودکار کمک کند. در ارجاع خودکار سیستم اطلاعاتی براساس الگوهای مختلفی که قابل تعریف است (از جمله براساس مکانیزم چرخشی، کمترین کار در اختیار و یا ارجاع به شخص متخصص) می تواند ارجاع را به فرد مناسب انجام دهد و نیازی به ارجاع یک کار توسط مدیر بالاسری به صورت دستی وجود ندارد.

بهبود فرایندهای کسب و کار

بکارگیری هر یک از سه روش فوق می تواند حداقل ۲۰ تا ۳۰ درصد از فعالیتهای کم ارزش فرایند را کم کند و این کار بزرگی است. پس از این به بعد در صورتیکه با یک پروژه بهبود فرایندهای کسب و کار مواجه شدید، به خصوص وقتی، مدت زمان طولانی اجرای فرایند یک مسئله برای ذینفعان است، حتما روی حذف دست به دست شدن های عمودی و دست به دست شدن های افقی کار کنید؛ تاثیر این کار در فرایند چشم گیر است.

 

نویسنده : امیر یزدانی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *