در برگزاری جلسات مصاحبه به این نکات توجه کنید! (قسمت دوم)

آیا جلسات مصاحبه شما موثر است؟ در انتهای جلسه مصاحبه به آنچه میخواهید رسیده اید؟ راه برای جلسات بعدی باز مانده است؟ شاید مهمترین بخش تحلیل کسب و کار، استخراج نیازمندیها باشد و یکی از رایج ترین و مهمترین روشهای استخراج نیازمندیها، برگزاری جلسات مصاحبه با ذینفعان مسئله است. اما در جلسات استخراج نیازمندیها باید به چه مواردی توجه کرد؟ در ادامه مقاله قبلی میخواهیم برخی نکات جلسه مصاحبه ی نیازمندیها باید رعایت شود را با هم مرور کنیم:

جلسات استخراج نیازمندیها

  • ضبط صدای جلسه: برای ضبط کردن صدای جلسه اجازه بگیرید. هر چند در جلساتی که از پیش میدانید فرد نگران اطلاعاتی است که میدهد بهتر است اصلا موضوع ضبط کردن جلسه مطرح نشود. ولی به هیچ وجه به صورت مخفیانه جلسه ای را ضبط نکنید. در صورتیکه شما در نت برداری مهارت کافی داشته باشید اصلا نیازی به ضبط صدا ندارید! مگر آنکه بخواهید برای مچ گیری از آن استفاده کنید که این کار در اخلاق حرفه ای صحیح نیست.

 

  • مدت زمان جلسه : جلساتی بیش از یک ساعت و نیم بازدهی کمی خواهند داشت. در صورتیکه مطالب جلسه بیش از این زمان به درازا میکشد بهتر است در همان جلسه، جلسه تکمیلی را با فرد هماهنگ کنید.

 

  • ثبت وقایع : عموما در پروژه های بهبود، برگزاری جلسات استخراج نیازمندیها از نقاط گلوگاهی پروژه هستند، لذا در برگزاری به موقع آنها تلاش کنید، و حتما جلساتی که کنسل شده اند را در تاریخچه پروژه ثبت کنید تا بعدا بتوانید به عنوان عوامل تاخیر در پروژه به آنها ارجاع دهید.

 

  • جلسات چند نفره : جلسات چند نفره تنها زمانی موثر هستند که شما فرد خبره ای را در حوزه مورد بررسی پیدا نمی کنید و مجبور هستید از دانش چندین نفر به صورت مکمل استفاده کنید. به هر حال در جلساتی که به صورت چند نفره برگزار می شود، تلاش کنید مشارکت همه افراد در جلسه را برای اظهارنظر جلب کنید. به طور طبیعی استفاده از نظر چند نفر نتایج کامل تری خواهد داشت، اما همیشه اینطور نیست! بهتر است در جلسات مصاحبه افراد هم سطح از نظر رده سازمانی حضور داشته باشند مگر مواردی که یک مدیر از کارشناس خود به عنوان مطلع درخواست حضور در جلسه را داشته باشد.

 

  • اظهار فضل ممنوع : خیلی مناسب است و اصلا لازم است تا مصاحبه کننده، در مورد کسب و کاری که قرار است راجع به آن جلسه مصاحبه برگزار کند اطلاعاتی کلی داشته باشد (قبلا به عنوان یک نکته گفته شد که در باغ باشید.) ولی اصلا مناسب نیست در مورد موضوع جلسه خود را بیش از حد مطلع نشان دهید و به اصطلاح اظهار فضل کنید، حتی اگر واقعا اطلاعات خوبی داشته باشید، این کار باعث میشود مصاحبه شونده خود را در موضع دفاعی قرار دهد.

 

  • مشق شب : حتما فرایند مستندسازی مطالب ارائه شده در جلسه را بلافاصله بعد از برگزاری جلسه مصاحبه انجام دهید. هرگز چند جلسه را پست سر هم قرار ندید به خصوص اگه در این کار تجربه زیادی ندارید. در این جلسات انرژی زیادی صرف می شود و اثرش را در کیفیت خروجی جلسات بعدی نشون میدهد.

 

  • پای درد دلها ننشینید : هر چند اصلا کار راحتی نیست ولی سعی کنید تا آنجا که امکان دارد از به حاشیه رفتن جریان مصاحبه خودداری کنید. البته از طرفی هم جلسات استخراج نیازمندیها نباید خشک و بی روح باشد. حتما طنز را هم چاشنی صحبت هایتان بکنید. هر چه سن افرادی که با آنها مصاحبه می کنید بالاتر باشد تمایل ایشان برای حاشیه رفتن و خاطره گفتن بیشتر است. اگر فرصت کافی دارید به آنها هم گوش کنید اما اگر زمان محدود است با پیگیری جواب سوالهایی که پرسیده اید فرد را سر خط بیاورید.

 

نکاتی که گفته شد، تنها برخی از مواردی بود که از تجربه برگزاری جلسات مصاحبه به دست آمده است. قطعا موارد بیشتری را از نکات جلسه مصاحبه میتوان به این لیست اضافه نمود.

در مورد تصویر : آماده مصاحبه در هر شرایطی و با هر فردی باشید. تنها به هدفتان در برگزاری جلسه تمرکز کنید، کسب بیشترین اطلاعات در خصوص نیازمندیهای ذینفعان … موفق باشید.

 

نویسنده : امیر یزدانی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *