در برگزاری جلسات مصاحبه به این نکات توجه کنید! (قسمت اول)

آیا جلسات مصاحبه شما موثر است؟ در انتهای جلسه مصاحبه به آنچه میخواهید رسیده اید؟ راه برای جلسات بعدی باز مانده است؟ شاید مهمترین بخش تحلیل کسب و کار، استخراج نیازمندیها باشد و یکی از رایج ترین و مهمترین روشهای استخراج نیازمندیها، برگزاری جلسات مصاحبه با ذینفعان مسئله است. اما در یک جلسه مصاحبه نیازمندیها باید به چه مواردی توجه کرد؟ در این مقاله میخواهیم برخی نکات که در جلسه مصاحبه استخراج نیازمندیها باید رعایت شود را با هم مرور کنیم:

 مصاحبه استخراج نیازمندیها

  • برنامه مصاحبه : بهتر است پیش از برگزاری مصاحبه ها، در قالب یک برنامه زمانبندی، جلسات مصاحبه مشخص شود، طبیعی است این برنامه باید با هماهنگی افراد مصاحبه شونده انجام شود. بسته به شرایط سازمان هماهنگی برای برگزاری جلسات مصاحبه یا با مدیر بخش مربوطه و یا با شخص مصاحبه شونده انجام می شود. در برنامه مصاحبه باید نام مصاحبه شونده، سمت مصاحبه شونده ، نام مصاحبه کننده، روز و ساعت مصاحبه و ترجیحا محل مصاحبه آورده شود.

 

  • محل برگزاری جلسه : بهتر است جلسات مصاحبه در فضایی خارج از محل کار مصاحبه شونده برگزار شود، به خصوص اگر فرد دارای ارباب رجوع است، این کار باعث افزایش تمرکز ایشان می شود، البته حضور در محل کار هم این مزیت را دارد که ایشان به اسناد و مستندات کاری خود نزدیک است و در صورت لزوم می تواند آنها را در اختیار مصاحبه کننده قرار دهد.

 

  • وقت شناسی : به موقع در جلسات حاضر شوید، داشتن نظم هم برای خودتان خوب است و هم فرد مصاحبه شونده وقتی فرد وقت شناسی شما را میبیند بیشتر روی شما حساب می کند.

 

  • در باغ باشید: حتما قبل از رفتن به جلسه نسبت به کسب و کاری که قرار است در جلسه راجع به آن صحبت شود اطلاعاتی کسب کنید و به اصطلاح در باغ باشید، افراد دوست ندارند با کسی در مورد مسائل کسب و کارشان صحبت کنند که هیچ دیدی نسبت به آن ندارد. سوالات تکمیلی شما و گاها حدس هایی که در تکمیل جمله های فرد مقابل میزنید تا حدی این موضوع را به شخص منتقل می کند که با فرد آگاهی صحبت می کند.

 

  • پرسشنامه جلسه : بهتر است با سوالات آماده (لیست پرسش های مصاحبه)، به مصاحبه استخراج نیازمندیها وارد شوید، اما نیازی به طراحی پرسشنامه و تکمیل آن در زمان جلسه نیست.

 

  • مستند سازی جلسه : لازم است مستندات جلسات مصاحبه استخراج نیازمندیها به خوبی نگهداری شود. لذا بهتر است اطلاعات در یک دفترچه نوشته شود تا برگه کاغذ و اگر در برگه کاغذ نوشته می شود حتما بعد از جلسه در یک زونکن قرار گیرد. همچنین اگر فرم کاغذی در طول جلسه از مصاحبه شونده دریافت می شود باید به برگه مستند جلسه ضمیمه شود. البته برای نظم بیشتر میتوان یک پرسش نامه جلسه تهیه کرد، که در آن مشخصات جلسه مصاحبه ، لیست سوالات و فضای خالی برای مستند سازی مطالب ارائه شده در جلسه وجود دارد.

 

  • توضیح درباره جلسه : اگر با فردی مصاحبه می کنید که در جریان پروژه نیست، حتما در ابتدای جلسه در مورد پروژه به ایشان توضیح دهید و این که خروجی این پروژه چه خواهد بود، همچنین بگویید که در این جلسه شما به دنبال چه هستید و دنبال چه نیستید (در بعضی از فضاها، افراد مصاحبه شونده نگرانند که پروژه با هدف حذف شغل یا نقش آنها باشد!)

 

  • مراقب بزرگنمایی ها باشید : افراد به صورت طبیعی تمایل دارند تا کار خود را بزرگ و مهم جلوه دهند و در صورتیکه در این کار زیاده روی کنند ممکن است اطلاعات گمراه کننده ای بدهند. سعی کنید برای هر ادعایی که مطرح می کند از فرد شواهدی بخواهید، حتی پرسش مجدد با تعجب شما در مورد موضوعی که شک دارید واقعا وجود داشته باشد، می تواند تا حدودی فرد را از بزرگنمایی کارها منصرف کند.

 

  • شما بازجو نیستید : رفتار شما در جلسه مصاحبه نیازمندیها باید دوستانه باشد، فرد باید احساس آرامش کند. لحن مصاحبه کننده نباید به شکلی باشد که فرد مصاحبه شونده احساس کند در جلسه بازجویی قرار گرفته است.

 

  • بر میگردم : حتما قولی از فرد برای برگزاری جلسه دوم احتمالی و یا تماس تلفنی برای تکمیل اطلاعات بگیرید. این قول کاملا غیر رسمی و می تواند در خداحافظی انتهای جلسه مصاحبه باشد.

 

ملاحظاتی که در برگزاری جلسات مصاحبه استخراج نیازمندیها باید رعایت شود، محدود به موارد بالا نیست. در قسمت دوم این مقاله برخی دیگر از این نکات آورده شده است.

 

نویسنده : امیر یزدانی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *