مقدمه ای بر تحلیل قواعد کسب و کار (Business Rule Analysis)

قواعد کسب و کار

نظم حاکم بر یک سیستم مبتنی بر قواعدی است که در آن سیستم حاکم است. کسب و کار ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند، هر کسب و کاری از بسیاری قواعد ریز و درشت تبعیت می کند و برای شناخت و درک صحیح کسب و کار لازم است تا شناخت کاملی از این قواعد حاصل شود. برخی از این قواعد در قالب آیین نامه ها، دستورالعمل ها، اسناد بالادستی، برخی از طریق منطق های اعمال شده در سیستم های اطلاعاتی (قواعدی که در دل سیستم در نظر گرفته شده است.) و بسیاری به صورت نانوشته و در ذهن افراد سازمان وجود دارد و گاها این قواعد نانوشته، نهادینه شده و در قالب فرهنگ سازمانی در آمده است.

یکی از کارهای مهم تحلیل گر کسب و کار شناخت قواعد کسب و کار در حوزه مسئله مورد بررسی و لحاظ کردن آنها در زمان ارائه راهکار است. حتی در مواردی همین شفاف سازی و مستندسازی دقیق قواعد کسب وکار، خود نوعی بهبود و راهکاری برای حل مسائل و مشکلات سازمان می شود.

قواعد کسب و کار را می توان از جنبه های مختلف دسته بندی کرد اما مبتنی بر استاندارد BABOK V3 قواعد کسب و کار به دو دسته قواعد تعریفی و قواعد رفتاری تقسیم می شوند.

قواعد تعریفی (Definitional Rules) :

این قواعد، یک مفهوم را تعریف می کنند. مثلا می گوید کارکنان بازنشسته، کارکنانی هستند که سن آنها از ۶۵ سال گذشته باشد یا ۳۰ سال سابقه کار داشته باشند. این جمله در واقع تعریفی از کارکنان بازنشسته ارائه می دهد. همچنین در مواردی که یک مفهوم جنبه محاسباتی دارد نحوه محاسبه آن را می توان یک قاعده تعریفی دانست مثلا فرمول تعیین بهره وری خط تولید در یک کارخانه در واقع یک قاعده از نوع تعریفی است.

قواعد تعریفی قابل نقض نیستند یعنی کسی نمی تواند آنها را نقض کند چون اعتبارشان وابسته به اقدامی نیست، اما ممکن است فراموش شوند و در عمل اجرا نشوند.

بخشی از قواعد تعریفی را می توان با استفاده از لغت نامه تعاریف و اصطلاحات توصیف نمود. در این لغت نامه های کسب و کار لازم است تا هر کلمه یا مفهومی که عدم تعریف و توصیف آن می تواند باعث ایجاد ابهام و برداشت های متفاوت شود، آورده شده و با ادبیات قابل درک برای همه ذینفعان تعریف شود.

(عموما در تدوین دستورالعملها و آیین نامه ها در بخش ابتدای سند، تعاریف و اصطلاحات آورده می شود. این موارد همان قواعد توصیفی مرتبط با حوزه کسب و کار سند مربوطه می باشد.)

 

قواعد رفتاری (Behavioral Rules) :

این قواعد روی رفتار و نحوه انجام اقدامات و فعالیتها تعریف می شود. مثلا این جمله که “شرکت نمی تواند کارکنان بازنشسته را استخدام کند” یک قاعده رفتاری است. این قواعد نقض پذیر هستند یعنی کسی که مسئول اجرای آن قاعده است می تواند با سرپیچی از آن قاعده، آنرا در عمل نقض کند. در مثال اشاره شده اگر مسئول استخدام شرکت، یک فرد بازنشسته را استخدام کند در واقع این قاعده نقض شده است، به همین راحتی!

با توجه به میزان اهمیت قواعد رفتاری، نحوه مواجه سازمان با نقض آنها می تواند یکی از موارد زیر باشد:

  • با کنترل شدید اجازه هیچگونه نقض را ندهد.
  • لغو قاعده برای افراد با مجوز امکانپذیر باشد.
  • لغو قاعده با ارائه تفسیر متفاوت (مثلا در شرایط محیطی ویژه) قابل انجام باشد.
  • هیچ اجباری و کنترلی در خصوص اجرای آن در نظر گرفته نشود. (شاید این مورد برایتان کمی عجیب باشد ولی با بسیاری از قواعد کسب و کار دقیقا همین رفتار می شود!)

نوع مهمی از قواعد رفتاری، قواعد تصمیم گیری هستند. قواعدی که نحوه تصمیم گیری در خصوص یک موضوع را مشخص می کنند. در قواعد تصمیم گیری، امکان انتخاب چند گزینه وجود دارد (مثلا تایید یا رد یک درخواست، انتخاب مسئول انجام یک فعالیت و …) انتخاب هر یک از گزینه ها براساس قواعدی خواهد بود که در زمان تصمیم گیری لحاظ می شوند. این تصمیمات می تواند ساده و مثلا تنها بر اساس ارزیابی یک معیار  باشد و یا پیچیده بوده و معیارهای مختلفی در تصمیم گیری دخیل باشند. به هر شکل، وظیفه تحلیل گر کسب و کار است که در نقاط تصمیم گیری، قواعد تصمیم گیری را شفاف نماید.

 

مواردی که در تحلیل و توصیف قواعد کسب و کار باید در نظر گرفته شود:

  • قواعد نباید ابهام داشته باشند. برای این منظور بهتر است در مورد همه مفاهیم مبهم مندرج در قواعد رفتاری، قبلا از طریق تعریف قواعد تعریفی، رفع ابهام صورت گرفته باشد. مثلا وقتی در یک دستورالعمل در مورد کارکنان بازنشسته قاعده ای تعریف می شود قبلا در بخشی از همین دستورالعمل تعریف دقیقی از بازنشسته ارائه شده باشد.
  • قواعد نباید با یکدیگر تعارض داشته باشند و یکدیگر را نفی کنند. مثلا اگر در یک دستورالعمل از شرایط تسهیلات کارکنان بالای ۶۵ سال سن صحبت می شود و جای دیگر بکارگیری کارکنان بازنشسته را نفی می کند باید این تعارض بین دو دستورالعمل تعیین تکلیف شود.
  • تا جایی که امکان دارد بهتر است کلیه قواعد و قوانین ارزشمند که در تحلیل کسب و کار تاثیر گذار هستند شناسایی و مستند سازی شود. از آنجایی که می شود بسته به سطح جزئی نگری، دنیایی از قواعد را تعریف کرد لازم است در این زمینه توجه به هزینه فایده مسئله شود و صرفا تا سطحی به جزئی نگری و دقیق کردن قواعد پرداخت که برای پاسخ به مسائل مطرح شده و ارائه راهکار ضروری است و نه بیشتر
  • با توجه به گستردگی قواعد مناسب است پس از شناسایی و مستند سازی قواعد کسب و کار، این قواعد در یک مخزن متمرکز نگهداری شود و افراد با توجه به سطح دسترسی خود به آن دسترسی داشته باشند همچنین مکانیزم مشخصی برای به روزرسانی این مخزن فراهم شود. (در حال حاضر با ظهور موتورهای قواعد کسب و کار (Business Rule Engine) که عموما جزئی از سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند امکان ثبت و نگهداری بسیاری از قواعد کسب و کار که در انجام یک فرایند تاثیرگذار هستند فراهم شده است.)

در مقاله “تکنیک های مدلسازی قواعد کسب و کار” توضیح داده ایم که چگونه می توانیم قواعد کسب و کار را مستند نماییم.

 

 

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *