مسیر گاوها را آسفالت نکنید یا فرایندهای دستی را سیستمی نکنید

“مسیر گاو ها را آسفالت نکنید” (Dont Pave the Cowpath)، این یک اصطلاح معروف در بحث توسعه سیستم های اطلاعاتی است. اما منظور آن چیست؟

 

همزمان با ورود کامپیوتر ها به بازار، موضوع سیستم های اطلاعاتی برای سازمانها نیز مطرح شد. تکنولوژی جدید بسیار جذاب بود و شرکت های بزرگ تلاش می کردند در بکارگیری این کامپیوتر ها از هم سبقت بگیرند. حتی به قیمت خریدن آن ها برای میز مدیران و بعد کشیدن یک روکش شیک روی آن. (من این عنصرهای دکوراتیو را خودم در گذشته در سازمانهای زیادی می دیدم)

اما به مرور و با پیشرفت فناوری، تلاش برای بکارگیری واقعی کامپیوترها که بعدها به اسم فناوری اطلاعات نامیده می شد در سازمانها بیشتر شد و شاهد تولید انواع و اقسام سیستم های اطلاعاتی در سازمانها شدیم.

اما همیشه یک نکته در تولید این سیستم های اطلاعاتی جای سوال بوده است، و آن اینکه “این سیستم ها چه دردی از سازمان را دوا کرده است؟ آیا به اندازه هزینه ای که برای آنها صرف شده است سودآور بوده اند؟ آیا وضعیت سازمان با وجود سیستم بهتر از گذشته شده است؟”

شرکت ها سالانه هزینه زیادی صرف تامین و نگهداری سیستم هایی می کنند که شاید بسیاری از آنها جز یک هزینه سربار هیچ فایده ای ندارد، و یکی از علت های اصلی این موضوع آن است که این سازمانها مسیر گاوها را آسفالت کرده اند.

به این معنی که آنچه را که در کسب و کار انجام می شده است تنها به صورت سیستمی در آورده اند؛ در واقع سیستم دقیقا همان کاری را می کند که قبلا به صورت دستی انجام می شده و فقط با ورود سیستم مذکور به جای پرکردن فرم های کاغذی فرم های کامپیوتری تکمیل می شود.

در این رابطه بیل گیتس یک جمله معروف دارد:

“اولین قانون برای بکارگیری فناوری در کسب و کار این است که، بکارگیری اتوماسیون در عملیات های دارای بازدهی، میزان بازدهی را دو چندان می کند و دومین قانون این است که اتوماسیون در عملیات های کم بازده، بی کفایتی را دو چندان می کند.”

این یکی از اشکالات بزرگ در تولید سیستم های اطلاعاتی است و شاید مهمترین وظیفه یک تحلیل گر سیستم این باشد که از افتادن سازمان به این دام مراقبت کند. در ادامه برخی ملاحظات که در زمان تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعاتی باید رعایت شود آورده شده است :

ابتدا فرایندهای دستی را بهبود دهید :

تحلیل گر سیستم قبل از تعریف نیازمندیهای سیستمی باید مطمئن شود تا فرایندهای کاری که قرار است در محدوده سیستم اطلاعاتی جدید قرار گیرند به شکل بهینه ای کار می کنند. بنابراین لازم است حداقل در حد یک جلسه، با ذینفعان این موضوع مرور شود و در صورت نیاز بهبود فرایندها پیش از سیستمی کردن انجام شود. در خصوص بهبود فرایندها رجوع کنید به “چطور یک فرایند را بهبود دهیم.

یکی از مواردی که حتما باید در فرایند های کاری مورد نقد قرار گیرد سلسله مراتب تایید کارها است. در حالت دستی که هیچ ابزار کنترلی برای مدیر وجود ندارد طبیعی است که همه کارها از کانال مدیران عبور کند اما با سیستمی شدن فعالیتها در بسیاری از موارد که هدف از قرار گرفتن مدیر تنها کنترل فعالیتهای زیرمجموعه است، تاییدات و ارجاعات مدیران قابل حذف می باشد. در این خصوص رجوع کنید به مقاله “دست به دست شدن، سهل ممتنع در بهبود فرایندهای کسب و کار

 سیستم های یکپارچه و متعامل طراحی کنید :

مورد دیگر که در زمان طراحی یک سیستم باید توجه کرد،ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی است. سیستم های اطلاعاتی باید از یکدیگر تغذیه کنند، نباید جزیره های جداگانه اطلاعاتی وجود داشته باشد و تا آنجا که ممکن است تلاش شود از اطلاعاتی که توسط سایر سیستم های اطلاعاتی ایجاد می شود استفاده کرد. به این منظور تحلیل گر سیستم باید شناخت خوبی از سایر سیستم های اطلاعاتی که در سطح سازمان وجود دارد داشته باشد.

در طراحی سیستم به گزارشات توجه ویژه داشته باشید:

یکی از مزایای بزرگ سیستم های اطلاعاتی، گزارشات و داشبوردهای مدیریتی است. حتما طراحی سیستم را مبتنی بر این نوع از نیازمندیها انجام دهید. برای اطلاعات بیشتر به مقاله “سیستم های اطلاعاتی را برای مدیران طراحی کنید” رجوع کنید.

در خودکار سازی فعالیتها افراط نکنید :

هر چند خودکار سازی فعالیتها از جذابیت ها و البته مزایای مهم سیستم های اطلاعاتی است اما در این زمینه افراط نکنید. هر چه قسمتهای خودکار در سیستم بیشتر شود باید قواعد و محدودیتهای بیشتری برای سیستم تعریف کرد. این موضوع انعطاف پذیری سیستم را کاهش می دهد. به خصوص در محیط هایی با نیازمندیهای شناور و متغییر هر چه سیستم از این حیث بازتر طراحی شود پرکاربردتر و در نهایت سودمند تر خواهد بود.

 

درود بر همه آسفالت کارانی که کارشان را خوب بلدند.

موفق باشید

نویسنده : امیر یزدانی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *