طراحی ساختار سازمانی : پیش به سوی ساختار سازمانی کمکی

هر گاه صحبت از ساختار سازمانی می شود، همه سریعا به یاد چارتی سلسله مراتبی می افتند که در آن واحدهای سازمانی و یا مدیر هر یک از این واحدها به صورت سلسله مراتبی در کنار هم قرار گرفته اند. این ساختار به نوعی نقش اسکلت بندی سازمان را بازی می کند. هر چند عناوین این واحدهای سازمانی و نحوه قرارگیری آنها در سلسله مراتب سازمان، همیشه یکسان نیست و از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت است اما به صورت کلی و رایج می توان سلسله مراتب زیر را به عنوان یک نسخه عمومی برای همه ساختارهای سلسله مراتبی تجویز نمود :

اما در این مقاله میخواهیم به نوع دیگری از ساختار در سازمان اشاره کنیم، ساختار سازمانی کمکی

ساختار سازمانی کمکی

این ساختارها تلاش می کنند ضعف ساختارهای رسمی و سلسله مراتبی سازمان را که همان جزیره جزیره و جدا شدن واحدها از یکدیگر است را مرتفع نمایند. در واقع می توان ساختارهای کمکی را به چسبی برای متصل کردن واحدهای رسمی به هم تشبیه کرد. در واقع ساختار کمکی فضاهای خالی ساختار سازمانی رسمی را پر می کند.

اما ساختار سازمانی کمکی چه اجزایی دارد؟ رایج ترین واحد در ساختار سازمانی کمکی، کمیته ها هستند.

کمیته ها :

کمیته ها زمانی تشکیل می شوند که تصمیم گیری و اجرای برخی از مسائل سازمانی در محدوده اختیارات و وظایف صرفا یک واحد سازمانی نمی باشد ولازم است تا بخشهای مختلف در کنار هم قرار گرفته و در خصوص یک موضوع تصمیم گیری مشترک نمایند. در سازمانها، به خصوص سازمانهای بزرگ کمیته های متعددی وجود دارند که با همین هدف ایجاد شده اند. در کمیته ها تصمیم گیری ها در سطوح پایین سازمان و بیشتر در مورد امور اجرایی است. برای تصمیم گیری ها کلان تر از واحدهای دیگری تحت عنوان شوراها استفاده می شود.

شوراها یا کمیسیون ها :

این واحدها بیشتر برای سیاستگذاری و تصویب قوانین کلان در سطح سازمان تشکیل می شوند و فعالیتهای اجرایی ندارند. از آنجا که وظیفه این واحدها سیاستگذاری و هدایت امور است، اعضای آن غالبا مدیران ارشد سازمان هستند. شورای معاونین، شورای راهبردی و کمیسیون برنامه و بودجه نمونه هایی از این نوع واحد های سازمانی می باشند.

اگر بخواهیم یک سطح بندی برای واحدها در ساختار کمکی داشته باشیم، می توانیم شوراها را در بالاترین سطح قرار دهیم، سپس کمیسیون ها که کارکردی مشابه شوراها دارند اما در یک حوزه کاری خاص فعالیت می کنند، بعد از آن کمیته ها قرار دارند که ماهیت دوگانه داشته، از یک طرف در خصوص امور اجرایی تصمیم گیری می کنند و از طرفی گاها خود نیز درگیر اجرا میشوند. اما در پایین ترین یا بهتر بگوییم اجرایی ترین سطح تیم ها قرار دارند.

ساختار سازمانی کمکی

تیم ها :

تیم ها کاملا اجرایی هستند. اعضای تیم ها را کارشناسان و خبرگان بخشهای مختلف سازمان تشکیل می دهند که برای تحقق یک هدف مشترک فارغ از واحد سازمانی که به آن تعلق دارند، در کنار هم قرار می گیرند و با ایجاد مشارکت و هم افزایی تلاش می کنند به اهداف تعریف شده برای تیم برسند. تیم ها نقش بسیار مهمی در ایجاد چالاکی در سازمانها به خصوص سازمانهای بزرگ با ساختار سلسله مراتبی عریض و طویل دارند. تیم ها می توانند زیر نظر هر سطح و نوعی از واحد سازمانی تشکیل شوند. می توانند زیر نظر مستقیم مدیرعامل باشند، توسط یک کمیته تشکیل شوند و یا یک معاونت یا مدیریت آنها را شکل دهد. تیم ها نسبت به بقیه واحدها در ساختار سازمانی کمکی طول عمر کمتری دارند و موقتی تر هستند. یک تیم می تواند فقط با هدف اجرای یک پروژه تعریف شده و پس از خاتمه پروژه ،تیم آن نیز حذف شود.

با تعریفی که از اجزا ساختار سازمانی کمکی ارائه کردیم، این ساختار در واقع سازمان را به سمت یک ساختار شبه ماتریسی سوق می دهد که درآن بخشی از فعالیتهای مهم، استراتژیک و پیچیده سازمان که از عهده یک واحد سازمانی بر نمی آید طرحریزی و اجرا می شود. در این ساختار نقش تیم ها بسیار پررنگ و بدیع است. بسیاری از پروژه های استراتژیک و پیچیده سازمان در قالب تیم های چابک و مستقل که در آن تخصص های متنوع از بخشهای مختلف در یکجا جمع شده اند انجام می شود.

حال با این آشنایی که از ساختار سازمانی کمکی به دست آوردید، از این به بعد زمانی که خواستید ساختار سازمانی یک شرکت را به روزرسانی کنید حتما به فکر ساختار کمکی آن باشید. چه بسیار مشکلات سازمانی که با ایجاد ساختارهای کمکی مرتفع می شوند.

موفق باشید.

نویسنده : امیر یزدانی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *