تحلیل کسب و کار از زاویه سه گانه مسئله-هدف-راهکار

یک نیازمندی یک وضعیت یا قابلیت است که یک ذینفع نیاز دارد تا بتواند یک مسئله را حل کند یا به یک هدف برسد.[Glinz 2014]

تفکر در خصوص واژه های مسئله و هدف یک ویژگی مهم برای تحلیلگران کسب و کار است. اما در واقع یک مسئله یا یک هدف چیست؟ ما در این مقاله تلاش می کنیم از یک دیدگاه تئوری این مفاهیم و ارتباط بین مسئله و هدف و راهکار را درک کنیم.

سه گانه مسئله-هدف-راهکار

مسئله

مسئله یک ساخته ذهنی توسط ذینفع است.یک وضعیت نامطلوب تجربه شده توسط ذینفع. حال اگر این مسئله در خصوص آینده باشد آنرا ریسک می نامیم (مسئله بالقوه آینده)

پدیده ای که از دید یک ذینفع مسئله است می تواند از دید ذینفع دیگری مسئله نباشد. به فرض در حوزه بیمه تصور کنید. این واقعیت که ۲۰ هزار فرم درخواست از طرف مشتریان جدید ارسال شده است یک مسئله است برای ذینفعی که مسئول پاسخگویی به این درخواست هاست درحالیکه ذینفع مسئول فروش صرفا از رشد و موفقیت در فروش خوشحال است.

هدف

هدف نیز یک ساخته ذهنی ذینفع است. یک پدیده که در آینده رخ می دهد و از نظر ذینفع مطلوب است.مانند مسئله  در حالیکه یک وضعیت مشخص از آینده به عنوان یک هدف مطلوب برای یک ذنیفع تصور می شود ممکن است برای یک ذینفع دیگر یک ریسک تصور شود. به همان مثال بیمه برگردیم، مدیر فرایند می خواهد از دست فرم های درخواست کاغذی خلاص شود بنابراین هدف او دریافت صرفا درخواست های الکترونیکی است. مدیر فورش ممکن است آنرا یک ریسک بداند : شرکت ممکن است مشتریانی که هنوز فرم های کاغذی را ترجیح می دهند از دست بدهد.

مسائل و اهداف با یکدیگرند

مسائل و اهداف به شکل وثیقی به هم مرتبطند. مسئله درحال حاضر، مانع بروز یک رفتار یا یک وضعیت مطلوب می شود در همین حال هدف مرتبط، رفتار یا وضعیت را در آینده محقق می کند. بدون یک مسئله، هیچ نیازی به فرموله کردن و بیان یک هدف وجود ندارد.

جز سوم : راهکار

مسائل و اهداف با یک ساخته ذهنی دیگر ارتباط دارند، راهکار. یک راهکار یک نقشه راه است برای اقدام در محیط مسئله و هدف. راهکار مسیر تبدیل یک وضعیت نامطلوب و منفی در زمان حال به یک وضعیت مطلوب در آینده است. برای مثال، مدیر فرایند در مثال بیمه ممکن است تا یک پروژه یک میلیون دلاری را با هدف اتوماسیون و الکترونیکی کردن درخواست ها انجام دهد. توجه کنید که راهکار صرفا یک نقشه راه است. این اجرای اقدامات تعریف شده در راهکار است که در صورت موفقیت در اجرا باعث تحقق تغییر مورد نظر می شوند.

مسئله، هدف و راهکار یک سه گانه هستند آنها نمی توانند بدون هم وجود داشته باشند. اگر مسئله ای وجود نداشته باشد چرا هدف تعریف شود؟ و بدون هدف و مسئله راهکار بی معنی است.

بازگشتی

مسائل و اهداف شناسایی شده ممکن است بخشی از مسائل و اهداف در سطوح بالاتر باشند. مسائل هیچ وقت به تنهایی نمی آیند آنها جزئی از یک خانواده با پدر و مادرها و بچه ها هستند. مشکل و هدف شناسایی شده تنهای عضوی از خانواده ای است که هنوز کاملا شناخته نشده است.

والدین یک مسئله را می توان با جستجوی علل مسئله شناسایی کرد. چه چیزی باعث بروز این مسئله شده است؟ در همان مثال بیمه، مسئله ممکن است از تنبلی کارگزاری باشد که نمی خواهد مسئولیت دیجیتالیزه کردن فرم های درخواست بیمه را تقبل کند. او ترجیح می دهد تا فرمهای دستی امضا شده توسط مشتریان را دریافت کند. والدین هدف ممکن است از طریق تحلیل رفتار هدف با فرض اینکه محقق شده است قابل شناسایی است. چرا ذینفعان این هدف را دارند؟ هدف دریافت فرم های درخواست به صورت الکترونیکی است. هدف سطح بالاتر با این پرسش استخراج می شود که چرا؟ برای اینکه فرایند اتوماتیک شود؟ چرا؟ برای اینکه هزینه ها و زمان پردازش فرم ها کاهش یابد. چرا؟ برای اضافه کردن سود شرکت و افزایش سرویسدهی به مشتری

فرزند می تواند از طریق راهکارها شناسایی شود.هر اقدامی به عنوان راه حل خود می تواند یک هدف جدید(ویک مسئله جدید) را تعریف کند. به عنوان مثال فرض کنید که مدیر فرایند، پروژه اتوماسیون فرایند درخواست را پذیرفته است. او یک مدیر پروژه استخدام می کند که هدفش مکانیزه کردن همه فرمهای درخواست بیمه است و مسئله جدید در سطح پایین تر این است که چگونه یک تیم پروژه مناسب را تشکیل دهد. چطور؟ با ایجاد یک تیم چابک که برمنبای متد چابک، نرم افزار تولید می کنند.

مدل

مدل کلاس زیر، رابطه بین این مفاهیم سه گانه را نشان می دهد. یک مسئله یک هدف را ارث می برد و خودش معلول یک مسئله بزرگتر است. مسئله ممکن است با یک راهکار حل شود و راهکار نیز یک هدف را محقق می کند. یک راهکار مجموعه ای از اقدامات مشخص را تعریف می کند. هر اقدامی یک یا چندین هدف سطح پایین در زمان اجرا دارد.سه گانه مسئله-هدف-راهکار

تحلیلگر کسب و کار

به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار، شما مسائل و اهداف خودتان را دارید شما باید زنجیره کاملی از مسائل، اهداف و راهکارها را استخراج کنید، تحلیل کنید و بفهمید. (یک نگاه جامع و همه گیر)

معمولا یک مسئله یا هدف از پیش مشخص شده و ثابت تنها نقطه آغازی است برای کار شما.

مولفه های ذهنی

متاسفانه ذینفعان شما به ندرت مسائل درست و اهداف واقعی را می گویند، آنها تنها به شما مجموعه ای از دردل ها، ترس ها و علاقه مندیهایشان در آینده را می گویند. از آنجا که مسائل و اهداف در ذهن ذینفعان است شما تنها با تعامل موثر با آنها می توانید آنها را استخراج کنید. در جستجوی این مولفه های ذهنی و توجه به آنها غالبا یافتن راهکارهای صحیح را با مشکل مواجه می کند. مدیریت سیستماتیک ذینفعان یکی از کلیدهای موفقیت برای دستیابی و استخراج مسائل و اهداف واقعی ذینفعان است.

تحلیل گر باید از کلمه پرسش “چرا؟” زیاد استفاده کند. چرا فکر میکنید این وضعیت زیان اور است؟ چرا این وضعیت درآینده برای شما جذاب است؟ چرا حرکت به سمت وضع مطلوب برای شما مهم است؟ بعضی اوقات یک مسئله می تواد حتی با بازآرایی و بازبیان کردن مولفه های ذهنی مرتبط با آن حل شود به شرط آنکه شما ترسیمی کامل از مسائل و اهداف در همه جنبه های ذهنی و عینی داشته باشید.

مسائل گذشته و آینده

مشکلی که با مسائل وجود دارد این است که یک ذینفع گاهی وضعیتی را تشریح می کند که یا هرگز وجود نداشته و یا دیگر وجود ندارد یک مسئله در گذشته یک تنها واقعیت است و ما نمی توانیم تاریخ را تغییر دهیم. به عنوان مثال ذینفع شما از شرکت A توضیح می دهد که مسئله این است که ما دو سال پیش شرکت B را خریدیم. و حالا شرکت ما به خاطر اقداماتی که شرکت  B در پنج سال گذشته انجام داده، متضرر شده است.

به عنوان یک تحلیل گر کسب و کار، شما باید به دنبال تاثیر مسئله گذشته و پیدا کردن نتایج و عواقب آن برای وضعیت حاضر باشید. از این طریق شما مسئله واقعی را پیدا می کنید و میتوانید برای شناسایی راهکار اقدام کنید. در مثال بالا مسئله واقعی برای ذینفع ضرر شرکت بود و نه هر چیز دیگری که مربوط به گذشته می باشد.

مسائل آینده هم الان وجود ندارند اما به عنوان یک چشم انداز ممکن است ذینفعان آنها را در حال تصور کنند. همانطور که قبلا گفتیم مسائل آینده در واقع یک ریسک هستند با مقدار مشخصی از احتمال وقوع. این یعنی ورود به موضوع مدیریت ریسک، شناساییی مسائل بالقوه در آینده و تبدیل آن به مسائل قابل مدیریت شدن امروز. به صورت کلی چهار راهکار برای مواجه با ریسک وجود دارد. جلوگیری، کاهش، انتقال و پذیرش. انتخاب راهکار بستگی به هدفی دارد که در خطر است. اگر زندگی بشر در خطر باشد یا وجود یک شرکت زیر سوال رفته، راهکارهای جلوگیری و کاهش ریسک قطعا ترجیح دارد. از طرف دیگر مسائل آینده که توسط مدیر ریسک شناسایی شده است ممکن است برای مدیران بی ربط به نظر آید بنابراین پذیرش ریسک ممکن است راهکار صحیح در برخی موارد باشد.

هدف بدون مسئله و برعکس

یک چالش دیگر برای تحلیل گر کسب و کار، این است که یک ذینفع ممکن است یک هدف گذاری کند بدون اینکه مسئله ای تعریف شده باشد و اگر شما بپرسید واقعا چه چیزی ما را از رسیدن به هدف محروم میکند ممکن است به شما انواع و اقسام مسائلی که هیچ یک ارتباط شفافی با هدف تعریف شده نداشته باشد معرفی کند. از طرف دیگر مسئله بدون هدف از نظر تئوری نمی تواند وجود داشته باشد چراکه براساس تعریف مسئله، مسئله محدود میکند ما را از رسیدن به آنچه که می خواهیم به آن برسیم، به هدف.

مسئله و هدف بدون راهکار

یک مسئله بدون راهکار یک واقعیت است و هدف بدون راهکار یک آرزو. این واقعیت که ذینفع نمی تواند به یک راهکار فکر کند به این معنی نیست که هیچ راهکاری وجود ندارد. تنها یک قرن پیش، قرار گرفتن یک مرد روی ماه یک رویا بود. تا زمانیکه بشر راهکاری برای غلبه بر مسئله گرانش پیدا کرد و اکنون ما می توانیم هدف سفر به مریخ را تصور کنیم.

طوفان فکری و تکنیک های دیگر خلاقیت ممکن است راهکارهای نوینی برای مسائلی که قبلا غیرممکن بوند ایجاد کند. این کار غالبا با تعریف یک هدف شفاف و سپس شناسایی و غلبه بر مسائلی که از دستیابی به آن هدف ممانعت می کنند آغاز می شود. زمان می تواند به نفع شما باشد، آنچه که دیروز غیرممکن بود شاید فردا امکانپذیر باشد.

راهکارهای صحیح

به عنوان یک تحلیل گر، شما غالبا با کاربرانی مواجه می شوید که مستقیم به یک راهکار اشاره می کنند ( ما به یک سیستم CRM نیاز داریم.) سپس وقتی شما راهکار را تحلیل می کنید، درمی یابید که هیچ مسئله بیرونی برای حل شدن یا هدفی برای دستیابی وجود ندارد. شما نیاز دارید که یک مجموع کامل از مسئله-هدف-راهکار برای متقاعد کردن ذینفعاتان ارائه دهید.

راهکار باید مورد پذیرش ذینفع قرار گیرد وگرنه کار شما بیهوده خواهد بود. برای متقاعد کردن ذینفع در خصوص راهکارتان، شما باید روی ارزشمندی راهکار تمرکز کنید. یک راهکار صحیح ارزش افزوده خلق می کند. این ارزش براساس محاسبه موازنه بین منافع حاصل از رسیدن به هدف و هزینه های اجرای راهکار مشخص می شود. اما ارزش افزوده صرفا یک محاسبه مالی نیست. هزینه ها ملموس و قابل محاسبه اند در حالیکه منافع، انتظارات ذهنی در مورد آینده هستند. بنابراین دستاورد نهایی همیشه یک امر ذهنی خواهد بود.  موضوع قابل توجه دیگر ریسک های یک راهکار است. احتمال اینکه اهداف به درستی محقق نشود، منافع کمتری حاصل شود و یا هزینه ها بیشتر از انتظار باشد.

همچنین زمان را فراموش نکنید. ارزش و ریسک هردو در طول زمان تغییر می کنند و یک راهکار خوب برای ماه آینده ممکن است برای یک سال بعد یک مسئله باشد.

و در نهایت شما به عنوان تحلیل گر باید قادر باشید تا یک طرح که در آن مجموعه کاملی از مسائل، اهداف و راهکارهای ممکن، منافع شفاف، هزینه ها و ریسک ها بیان شده است برای ذینفعانتان ترسیم کنید. تنها از چنین مجموعه ای می توان یک راهکار صحیح را انتخاب کرد.

 

ترجمه مقاله ” Some thoughts on problems and goals in the context of requirements engineering” در مجله Requirements EngineeringMagazine نوشته Hans van LoenhoudKim LauenrothPatrick Steiger

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *